Registerbeskrivning

 

1. Registeransvarig

Föreningen Konstsamfundet r.f.
FO-nummer 0200196-3
Mannerheimvägen 18
00100 Helsingfors
tfn 09 642 315
kontoret@konstsamfundet.fi

2. Person som svarar för registerärendena och kontaktperson

Person som svarar för registret:

Föreningen Konstsamfundet r.f.
FO-nummer 0200196-3
Mannerheimvägen 18
00100 Helsingfors

Kontaktperson:

Klara Paul
Kultursekreterare / Informatör
kontoret@konstsamfundet.fi
044 70 30 540

3. Registrets namn

Register över sökande av stipendier och bidrag samt register över mottagare av stipendier och bidrag.

4. Syfte med behandlingen av personuppgifter, registrets användningsändamål och rättslig grund för registret.

Register över sökande av stipendier och bidrag: Registrering av ansökningar om stipendier eller bidrag riktade till Föreningen Konstsamfundet r.f. för beslut om stipendium eller bidrag.

Register över mottagare av stipendier och bidrag: För utbetalning av beviljade stipendier och bidrag och för uppföljning av utbetalningar samt för anmälningar om stipendier och bidrag till myndigheter.

För kommunikation med de sökande i anslutning till stipendieverksamheten samt för information om föreningens verksamhet i form av e-post, papperspost eller övrigt kommunikationsmaterial.

Behandlingen av uppgifterna i registret baserar sig på samtycke, avtal eller berättigat intresse.

5. Innehåll i registret

Register över sökande av stipendier och bidrag: Den bidrags- eller stipendiesökandes namn, ställning eller yrke, kontaktinformation, födelsedatum eller FO-nummer, det ansökta bidragets eller stipendiets användningsändamål eller slag, ansökningsbelopp, den tidpunkt då bidraget eller stipendiet har sökts, den sökandes examina, referenser, övriga ansökningar om stipendier och bidrag för samma ändamål, och eventuella övriga bilagor till ansökan som den sökande har lämnat in (ex. meritförteckningar, portfolio, verksamhetsberättelser, bokslut med mera) samt övriga uppgifter som behövs för ansökan.
Register över mottagare av stipendier och bidrag: Utöver uppgifterna ovan även personbeteckning, bankkontonummer, dag då stipendiet eller bidraget har beviljats, beviljad summa, uppgifter om utbetalning samt redovisning av stipendiet eller bidraget.

6. Regelmässiga informationskällor

Uppgifter som den sökande själv lämnar in som anknyter till ansökan.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Ansökningarna behandlas av Föreningen Konstsamfundets personal, styrelse samt externa sakkunniga. Uppgifterna behandlas även av det tekniska stödet, revisorerna och andra finländska stiftelser och föreningar. Uppgifterna visas endast i den omfattning som är ändamålsenlig för mottagarens behov. Alla uppgifter behandlas inom EU.
Relevant information om de beviljade bidragen och stipendierna offentliggörs på Konstsamfundets webbplats (www.konstsamfundet.fi) och delges till media. De beviljade bidragen offentliggörs i föreningens verksamhetsberättelse, årsmagasin och i eventuellt övrigt informationsmaterial.
Bidragen och stipendierna anmäls till skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA, samt till annan myndighet ifall sådan skyldighet föreligger.

8. Principer för skydd av registret

Ansöknings- och personuppgifter ska hanteras så man inte kränker sökandens personliga integritet. Uppgifter och handlingar hanteras enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.
Användningen av registret kräver personlig registrering. Huvudanvändaren anger omfattningen av användarnas insyn. Inloggningen till systemet kräver ett personligt lösenord och förbindelsen är skyddad genom SSL-kryptering. Användningen och inloggningarna till registret övervakas.
Uppgifterna samlas elektroniskt i databaser som är skyddade med brandmurar och andra tekniska skydd. Databaserna förvaras i låsta och övervakade utrymmen, till vilka endast på förhand utsedda personer har tillgång.
Manuellt material, förvaringsställe och skydd
Uppgifter förvaras i låsta utrymmen på Konstsamfundets kontor och elektroniskt på en skyddad server hos externa leverantören Progit Oy, på en server i Finland. Dataförbindelsen sker över en krypterad VPN-link.

9. Förvaring av uppgifter

Registret över ansökningar av stipendier och bidrag förvaras tre år efter ansökningsdagen, varefter uppgifterna raderas.
Registret över mottagare av stipendier och bidrag förvaras 10 år efter att den sista utbetalningen skett, varefter uppgifterna raderas.

10. Rätt till insyn

De sökande och mottagarna av bidragen och stipendierna har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själva som finns i Föreningen Konstsamfundets register. Insynen är avgiftsfri högst en gång per år.
Den sökande har dock inte rätt till insyn i ansökans bedömningsuppgifter.
Begäran om kontroll av uppgifter skall göras personligen med ett undertecknat brev till följande adress: Kultursekreterare / Informatör Klara Paul, Föreningen Konstsamfundet r.f., Mannerheimvägen 18, 00100 Helsingfors.
Den sökande har rätt att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten, ifall hen anser att personuppgifter behandlats felaktigt.

11. Rättelse av en uppgift och begäran om rättelse av en uppgift

De sökande och mottagarna av bidragen och stipendierna har rätt att yrka på en rättelse av en oriktig uppgift i registret. Begäran om rättelse av en uppgift ska specificeras och framföras skriftligen till föreningen.